Zpracovatelská smlouva

1.1. Uživatel Služby (dále jen „Správce“) – fyzická nebo právnická osoba, která zaregistrovala uživatelský účet v aplikaci Online Účetnictví a nahrává do ní své účetní doklady, faktury a bankovní výpisy.

a

1.2. HCH Consulting s.r.o., se sídlem Zelený pruh 1560/99, 140 00 Praha 4, IČO: 06130381, DIČ: CZ06130381, e-mail: info@hchconsulting.cz (dále jen „Zpracovatel“).

2.1. Předmětem této smlouvy je úprava vzájemných práv a povinností při zpracování osobních údajů, ke kterému dochází v rámci poskytování služeb webové aplikace Online Účetnictví (dále jen „Hlavní smlouva“).

2.2. Zpracovatel provádí pro Správce automatizované i poloautomatizované načítání a vytěžování dat z přijatých a vydaných faktur (v PDF, JPG, PNG) a bankovních výpisů pomocí umělé inteligence (AI), indexaci údajů, párování a likvidaci plateb, výpočet limitů a uchovávání účetních sestav a výkazů.

2.3. Účelem zpracování je technické, softwarové a provozní zajištění funkčnosti aplikace Online Účetnictví pro správu financí, vystavování faktur, evidenci dokladů a vedení účetnictví Správce.

3.1. Povaha a způsob zpracování: Automatizované technické zpracování (optické rozpoznávání textu OCR/AI, algoritmy párování plateb a bezpečné ukládání) bez lidského zásahu ze strany Zpracovatele, pokud Správce nepožádá o doplňkové účetní či daňové služby.

3.2. Kategorie subjektů údajů: Fyzické osoby, jejichž údaje jsou obsaženy v nahraných fakturách, dodacích listech, pokladních dokladech či bankovních výpisích Správce (např. dodavatelé, odběratelé, klienti, zaměstnanci a obchodní partneři Správce).

3.3. Typy osobních údajů: Identifikační a adresní údaje (jméno, příjmení, IČO, DIČ, sídlo/fakturační adresa), finanční a transakční údaje (čísla bankovních účtů, IBAN, výše částek, rozpis DPH, variabilní symboly, datum splatnosti), případně další osobní údaje uvedené na účetních dokladech a bankovních výpisích.

4.1. Zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce (za pokyn se považuje samotné nahrání dokladu nebo využívání funkcí aplikace Online Účetnictví).

4.2. Zabezpečit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje (vývojáři, správci infrastruktury, účetní experti) zavázaly k mlčenlivosti.

4.3. Přijmout veškerá technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR k zajištění úrovně zabezpečení odpovídající rizikům.

4.4. Pomáhat Správci při plnění povinností reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů (např. umožněním vyexportování či trvalého výmazu dokladů).

4.5. Poskytnout Správci součinnost při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR (zabezpečení, hlášení bezpečnostních incidentů).

4.6. Po ukončení poskytování služeb (zrušení účtu Správce) veškerá zpracovávaná data trvale a bezodkladně smazat z cloudového úložiště, pokud právní předpisy ČR či EU nevyžadují jejich další uchování (např. daňové a účetní předpisy).

5.1. Správce uděluje Zpracovateli obecné povolení zapojit do zpracování další subzpracovatele. Zpracovatel využívá zejména tyto subzpracovatele:

• Google Cloud Platform (GCP) / Google Ireland Ltd. – cloudová infrastruktura, databáze a AI vytěžovací modely (data jsou uložena v datacentrech v EU).
• Comgate, a.s. – licencovaná platební brána pro zpracování online plateb za předplatné a dokupy kreditů.

5.2. Zpracovatel informuje Správce o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí nových subzpracovatelů nebo jejich nahrazení. Správce má právo vyslovit vůči změnám námitky.

5.3. Pokud Zpracovatel zapojí subzpracovatele, uloží tomuto subzpracovateli smluvně stejné povinnosti na ochranu údajů, jaké jsou uvedeny v této smlouvě.

6.1. Šifrování: Veškerá komunikace s aplikací probíhá přes šifrovaný protokol HTTPS (TLS 1.2+). Data na cloudových úložištích GCP jsou šifrována v klidovém stavu (Encryption at Rest).

6.2. Logická izolace dat: Účetní data a doklady každého Správce jsou v databázi striktně odděleny na základě identifikátoru uživatele (user_id).

6.3. Řízení přístupů: Přístup k databázím a úložištím je chráněn dvoufázovou autentizací a striktně omezen pouze na pověřené osoby Zpracovatele.

7.1. Správce odpovědně prohlašuje, že disponuje platným právním titulem k předání a zpracování osobně obsažených údajů v dokladech nahrávaných do Služby.

7.2. Zpracovatel odpovídá za porušení svých povinností podle této smlouvy a GDPR do výše limitů odpovědnosti sjednaných v Hlavní smlouvě (VOP).

8.1. Tato Smlouva je platná a účinná po celou dobu trvání Hlavní smlouvy (využívání aplikace Online Účetnictví). Zaniká automaticky se zrušením uživatelského účtu Správce a odstraněním jeho dat ze systémů Zpracovatele.

8.2. Tato Smlouva se řídí právním řádem České republiky.